Een online sales presentatie geven is ‘disruptie’
Een online sales presentatie geven is makkelijker dan je denkt, maar moeilijker dan je zou willen.
Zo is de drempel om een afspraak te maken van 30-45 minuten voor een online presentatie erg laag voor de verkoper en ‘koper’, maar er is ook een keerzijde.
Het is namelijk nog makkelijker om de video call te annuleren.
De sales presentatie mindset
Voor een succesvolle online of offline sales presentatie is er een centrale richtlijn; start altijd bij je publiek. Begrijp hun behoeften en problemen, personaliseer je boodschap en gebruik pakkende openingszinnen om hun aandacht te grijpen en relevant te blijven. Hieronder een voorbeeld in een sales setting.
Daarnaast zijn er vele uitdagingen die het geven van een online presentatie bemoeilijken. De beperkte aandachtspanne van deelnemers speelt hierbij een dominante rol, omdat een presentatie pas waarde heeft als er ook met interesse wordt geluisterd.
In dit blog bespreken we het playbook voor het geven van een online sales presentatie om de effectiviteit van iedere sales meeting te verhogen.
- De afspraak bevestiging
- Vraag om commitment
- Technische check-up
- Het voorstel rondje
- Bied een online experience
- Het vervolg en de samenvatting
1 – De afspraak bevestiging
Veel verkopers zijn vaak al tevreden met een online afspraak. Het probleem is echter dat de prospect vaak onvoorbereid komt opdagen, omdat het zo laagdrempelig is. De kwaliteit van de setting en commitment kan echter worden verhoogd door een goede afspraak bevestiging met een duidelijke agenda. Hieronder een aantal aanvullende tips.
– Stuur altijd zelf de invite voor de afspraak bevestiging. Dit is erg belangrijk, omdat je dan ook direct bepaalt met welke tool er wordt gewerkt. Zoom, Microsoft Teams of Google Meet.
– Vraag de genodigden om een specifieke persoonlijke video te bekijken of white paper te lezen alvorens de meeting te starten. Dit is van belang om de commitment te verhogen, maar ook om de waarde van de meeting te verhogen
– Vraag de genodigden welke vragen ze graag beantwoord willen zien. Hiermee zorg je ervoor dat de relevantie hoog is.Online presenteren training voor verkopersOnline presenteren training voor verkopers
2 – Vraag om commitment
– Voorkom ‘no shows’ en bevestig de afspraak nogmaals door het versturen van een kort video bericht. Het is veel moeilijker om een meeting te verplaatsen of te annuleren als mensen je al ‘kennen’.
– Vraag de genodigden nogmaals of ze zich willen voorbereiden door x,y of z te doen en vermeld hoeveel tijd het kost.
3 – Technische check-up
– Stem: Warm je stem op! Het kan zomaar je eerste meeting van de dag zijn.
– Audio: Zonder goede audio is je meeting kansloos. Doe de check die de applicatie je geeft, maar let op: Als je wordt uitgenodigd heb je dus geen volledige controle en voordat je het weet zit je direct in de meeting. Doe een aparte test voorafgaand aan de meeting door te kijken welke applicatie er wordt gebruikt.
– Video: Zet je camera pas aan als de audio werkt. Wat je wilt voorkomen is dat je per direct je gevoel van ‘wanhoop’ non-verbaal communiceert.
– Locatie: Als je een kantoor hebt met daglicht is dit geweldig als je ervoor zorgt dat het licht in je gezicht valt, maar lichtinval kan natuurlijk per moment verschillen. Zolang het geen zomerse dag is dan is er maar een spelregel: zit met je gezicht richting het raam.
– Beeldschermen: Op scherm 1 je control panel en de genodigden in zicht. En op scherm 2 de presentatie. Bij het delen van je scherm zijn er te veel opties om te bespreken, maar zorg ervoor dat je maximaal zichtbaar blijft en gebruik een virtuele achtergrond bijvoorbeeld via mmhmm.
4 – Het voorstel rondje
Voorkom lange introducties en zorg ervoor dat je maximaal 5 minuten kwijt bent met een introductie en presenteer een agenda.
Vraag vervolgens aan de genodigden of dit wat hen betreft akkoord is.
Communiceer op voorhand dat je graag 5 of 10 minuten voor het einde van de meeting de presentatie stopt.
Dit geeft jou de gelegenheid om vragen te stellen en te beantwoorden, maar vooral de mogelijke vervolgstappen te bespreken.
5 – Bied een online experience
Na de 1e kwalificatie en het presenteren van de agenda is het nu jouw beurt om de vragen te beantwoorden.
Je deelt je scherm en je doel als presentator is om te beïnvloeden.
De tijd en de opties die je hebt zijn beperkter dan in een face-to-face meeting.
En bovendien kost het jou en je genodigden meer energie om de aandacht erbij te houden.
‘Kun je me wat laten zien’
Een aantal belangrijke uitgangspunten voor je presentatie
– Gebruik een virtuele camera om ervoor te zorgen dat je maximaal in beeld blijft als je het merendeel van de meeting presenteert
– Bereid vragen voor tijdens je presentatie of een mini-quiz, zodat je de boog gespannen houdt
– Zorg ervoor dat je ook video’s kunt tonen om zo jezelf ook ruimte te geven om na te denken.Online presenteren training voor verkopersOnline presenteren training voor verkopers
6 – Het vervolg en de samenvatting
Zorg ervoor dat je iets achterlaat waar je op terug kunt komen. En maak het makkelijk voor de genodigden om de essentie intern nog eens te bespreken door bijvoorbeeld de recording van de meeting te delen of maak een samenvattende video.
Video messaging is een waardevolle manier om ook de genodigden te informeren die niet bij de meeting aanwezig konden zijn.
Het is daarnaast slim om na afloop van je presentatie geen pdf’s, maar links te sturen die je een indicatie geven van betrokkenheid en interesse.
Voor meer tips of de training online sales presentaties.
Conclusie
Het geven van een online sales presentatie heeft zijn eigen set uitdagingen en voordelen. Hoewel de laagdrempeligheid ervan leidt tot eenvoudigere planning van meetings, verhoogt het ook het risico op last-minute annuleringen.
De aandachtsspanne van deelnemers is beperkt in een online setting, wat de noodzaak benadrukt om een boeiende en relevante presentatie te geven. Voorbereiding is cruciaal, en dit omvat technische voorbereiding, het verhogen van de betrokkenheid van de deelnemers, en het bieden van een unieke online ervaring.
Door de afspraak te bevestigen, om commitment te vragen, technische checks uit te voeren en je presentatie effectief te structureren, kun je de effectiviteit van elke sales meeting aanzienlijk verbeteren. Trainingen en gereedschappen zoals een virtuele camera en andere technologische middelen kunnen helpen bij het versterken van deze online ervaring.
Bonustip: Als je vastloopt en je voelt dat de je prospect zijn aandacht verliest, zorg er dan voor dat je je storytelling portfolio op orde hebt.
Meest gestelde vragen
Een online presentatie-agenda moet voldoende detail bevatten om deelnemers een helder beeld te geven van de structuur en de inhoud, maar niet zo gedetailleerd dat het overweldigend is. Ideaal gezien vermeldt een agenda de hoofdpunten en de tijdsindeling voor elk onderdeel.
Het moet ook duidelijk maken wat het doel van de presentatie is en wat de deelnemers kunnen verwachten qua interactiemomenten, zoals vragenrondes of polls.
Door de agenda beknopt maar informatief te houden, blijft de aandacht van de deelnemers vasthouden zonder dat ze het gevoel krijgen dat er te veel informatie op hen afkomt.
De beste aanpak bij tijdsuitloop tijdens een presentatie is proactief plannen en prioriteren. Hier zijn een paar stappen die je kunt nemen:
Buffer Zones: Bouw extra tijd in tussen de onderwerpen voor onverwachte discussies of vragen. Dit zijn de bufferzones die je kunt gebruiken zonder de algehele timing te verstoren.
Prioriteiten Stellen: Wees helder over welke onderdelen van de presentatie essentieel zijn en welke ingekort kunnen worden als er tijdgebrek is. Dit helpt om de focus te leggen op wat echt belangrijk is.
Tijdsbewaking: Wijs iemand aan om de tijd te bewaken of gebruik een timer die zichtbaar is voor jou als spreker. Dit helpt je bewust te blijven van de tijd die je aan elk onderdeel besteedt.
Deelnemers Managen: Als discussies uitlopen, wees dan bereid om ze beleefd te onderbreken en voor te stellen ze na de presentatie voort te zetten of in een andere setting.
Flexibele Sluiting: Zorg dat het laatste deel van je presentatie enigszins flexibel is. Als je merkt dat je uitloopt, kun je hier tijd besparen door sneller naar de Q&A of de afsluiting te gaan.
Door deze stappen te volgen, kun je beter omgaan met tijdsuitloop en ervoor zorgen dat je presentatie binnen de gestelde tijd blijft zonder belangrijke content te verliezen.
Om structuur te behouden bij interactieve momenten in een presentatie, is het essentieel om vooraf duidelijk te definiëren hoe deze momenten zullen verlopen. Hier zijn enkele tips:
Tijdsmanagement: Bepaal van tevoren hoeveel tijd je wilt besteden aan interactieve momenten en houd je strikt aan dit schema. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je een timer instelt voor vraag- en antwoordsessies of discussies.
Duidelijke Instructies: Geef vooraf duidelijke instructies over hoe interacties zullen plaatsvinden. Bijvoorbeeld, als je een poll doet, leg dan uit hoe deelnemers kunnen stemmen en hoe lang de poll open zal zijn.
Moderatie: Wees voorbereid om de rol van moderator op je te nemen, of wijs deze toe aan een co-host. Dit helpt om de conversatie gefocust en on-topic te houden.
Technologie Benutten: Gebruik de interactieve functies van je presentatieplatform optimaal. Tools zoals hand opsteken, chatfuncties of break-out rooms kunnen helpen om de interactie georganiseerd te laten verlopen.
Geplande Interactie: Plaats interactieve momenten op strategische punten in je presentatie, zoals na het afronden van een sectie, zodat het de flow niet verstoort.
Actieve Deelname: Moedig actieve deelname aan door gerichte vragen te stellen of door deelnemers uit te nodigen hun gedachten te delen. Dit kan de interactie beperken tot relevante inbreng.
Door deze voorbereidingen te treffen, kun je ervoor zorgen dat de interactieve momenten waardevol en gestructureerd blijven, en bijdragen aan het succes van je presentatie.
Om de aandacht van je publiek opnieuw te activeren na een pauze in een online presentatie, kun je de volgende technieken toepassen:
Energizer: Start met een snelle, energieke activiteit om iedereen weer bij de les te krijgen. Dit kan een korte brainstormsessie zijn, een snelle poll of zelfs een lichamelijke oefening zoals een stretchmoment voor mensen die dat kunnen en willen.
Samenvatting: Begin met een korte samenvatting van de belangrijkste punten die voor de pauze zijn besproken. Dit helpt het geheugen op te frissen en legt een verband met het volgende deel van de presentatie.
Visuele Prikkels: Gebruik aantrekkelijke en levendige visuals bij het hervatten van de presentatie om de aandacht te trekken.
Interactieve Vraag: Stel een prikkelende vraag over het komende deel van de presentatie om interesse te wekken en deelnemers te motiveren actief mee te denken.
Preview: Geef een voorproefje van wat er nog komt, vooral als er boeiende content of een interessante spreker aan bod komt, om verwachtingen te scheppen.
Anekdote of Verhaal: Mensen zijn van nature aangetrokken tot verhalen. Beginnen met een korte, relevante anekdote kan een effectieve manier zijn om mensen weer betrokken te krijgen.
Deze technieken kunnen helpen om de focus te herstellen en de deelnemers te motiveren om weer actief deel te nemen aan de presentatie na een pauze.
Om je agenda flexibel te houden zonder het doel van je presentatie te verliezen, kun je de volgende benaderingen hanteren:
Prioriteiten stellen: Bepaal welke delen van je presentatie cruciaal zijn en welke optioneel. Als je merkt dat je in tijdnood komt of als er interessante discussies opkomen, weet je welke secties je kunt inkorten of zelfs kunt overslaan.
Interactieve onderdelen: Bouw interactieve elementen zoals Q&A's, polls of discussies in op natuurlijke transitiepunten. Als er een levendige discussie ontstaat, kun je ervoor kiezen om een latere interactieve sectie korter te maken of weg te laten.
Tijd buffers: Plan buffers in je agenda voor onvoorziene uitloop. Als alles volgens schema verloopt, kun je deze tijd gebruiken voor extra interactie of om dieper in te gaan op bepaalde onderwerpen.
'Must cover' versus 'Nice to cover': Verdeel je materiaal in 'must cover'-onderwerpen en 'nice to cover'-items. Begin met de essentiële onderwerpen zodat, als je moet improviseren, de 'nice to cover'-onderdelen kunnen worden aangepast.
Deelnemers begeleiden: Laat de deelnemers weten dat je flexibel bent en waarom. Als je agenda wijzigt, bijvoorbeeld om een spontane discussie meer ruimte te geven, leg dan kort uit waarom je hiervoor kiest. Dit helpt verwachtingen te managen.
Afsluiting: Zorg dat je afsluiting helder blijft, ongeacht hoe flexibel de rest van je presentatie is. Eindig met een duidelijke samenvatting en actiepunten.
Door deze aanpak te hanteren, zorg je ervoor dat je presentatie flexibel is maar toch gericht blijft op de hoofddoelen en boodschap die je wilt overbrengen.
